Office 365 Groups: Giới thiệu Office 365 Groups

Office 365 Groups là gì?

Office 365 Groups là một tính năng mới của Office 365 cho phép người dùng Office 365 tạo ra các nhóm chia sẻ và làm việc với nhau (Teamwork) với một định danh theo nhóm (Single Definition) được quản lý bằng Azure Active Directory. Và được phân quyền sử dụng một bộ các dịch vụ như: Outlook, OneDrive for Business, OneNote, Skype for Business, Power BI và Dynamics CRM. Ngoài ra Office 365 Groups sẽ sớm được cập nhật bổ sung thêm các dịch vụ mới của Office 365 như: Office Planner, Delve và Yammer.

Office 365 Groups 01

Với Office 365 Groups khi người dùng tạo Office 365 Groups hệ thống Office 365 sẽ tự động tạo ra các dịch vụ của Office 365 Groups: Conversations (Chia sẻ các trao đổi như một hộp thư), Calendar (chia sẻ lịch làm việc, lịch hội họp nhóm), Files(một nơi để lưu trữ và chia sẻ), Notebook (tạo note với OneNote),…. Ngoài việc chia sẻ với các thành viên trong nhóm, người dùng có thể chia sẻ các thông tin trong ra bên ngoài.

Office 365 Groups: Public và Private:

Khi tạo Office 365 Groups, người dùng Office 365 cần phải lựa chọn sự riêng tư cho Group được tạo. Vậy sự khác nhau giữa các tùy chọn của nhóm này là gì?

  • Public: Là một dạng O365 Groups mở cho tất cả mọi người (Office 365 User trong tổ chức của bạn), mọi người có quyền tham gia vào nhóm hoặc có thể xem được tất cả các nội dung của các hội thoại (Conversations) trong nhóm hay các tập tin, lich làm việc được chia sẻ trong nhóm.
  • Private: Là một dạng đóng, chỉ cho phép các thành viên trong nhóm mới được xem các nội dung và các hội thoại của nhóm. Với tùy chọn Private, người dùng không thể chủ động tham gia vào nhóm nếu không được sự đồng ý của các thành viên giữ quyền quản trị trong nhóm.
  • Theo thông tin từ lần cập nhật mới nhất tháng 06 năm 2016: Microsoft đã cho phép chuyển đổi qua lại giữa các tùy chọn Public và Private. (trước bản cập nhật: sau khi tạo Office 365 Groups chúng ta không thể chuyển đổi qua lại giữa các tùy chọn này).

Office 365 Groups: Người quản lý(Owners) và Thành viên(Memebers):

  • Sau khi tạo Office 365 Groups hệ thống sẽ tự động gán quyền quản trị (Owner) của nhóm cho chính người tạo nhóm đó và với quyền này cho phép thêm, gỡ bỏ các thành viên, quản lý thông tin của nhóm.
  • Đối với các thành viên (Members) của nhóm được cấp quyền sử dụng các tính năng của một nhóm (Office 365 Groups) như: Conversations, Calendar, Files,…  và tương tác với các thành viên khác trong nhóm.
  • Đối với một Office 365 Groups, không cho phép có nhiều hơn 10 người người quản lý (Owners) và không được nhiều hơn 1000 thành viên (Members).
  • Một người dùng Office 365 không được phép tạo nhiêu hơn 250 Groups.
  • Nếu người quản lý rời nhóm hay nghỉ việc tại công ty, mọi thông tin, nội dung đều được lưu trữ lại và các thành viên trong nhóm vẫn truy cập bình thường.

Gửi bình luận tại đây