Project Online: Làm sao kiểm soát việc thay đổi tiến độ?

Một vấn đề thường xảy ra đối với các nhà quản lý dự án là làm sao ngăn người dùng thay đổi thông tin tiến độ công việc thực tế trong dự án. Đối với một dự án phức tạp có hàng trăm, hàng ngàn công việc liên kết với nhau thì việc thay đổi tiến độ ảnh hưởng rất lớn đến các các tài nguyên, chi phí, các mốc dự án (milestone), thậm chí ảnh hưởng nhiều đến quy trình xét duyệt chấm công của Trưởng dự án nếu áp dụng hình thức chấm công tập trung Timesheet.

Thử tưởng tượng một đồng nghiệp thay đổi 1 công việc dự kiến đang có tiến độ là 0% thành công việc hoàn thành với tiến độ là 100%, vô hình chung bạn đã thay đổi lại toàn bộ các công việc đang dự kiến thành công việc thực tế đã hoàn thành hết, việc này kéo theo các báo cáo hữu ích hỗ trợ bạn trong việc kiểm tra, theo dõi tiến độ dự án: Task Usage, Resource Usage, Variance,.. cũng sai thông tin theo, đặc biệt các chỉ số quan trọng cho PMO: SPI, CPI dĩ nhiên cũng sai nốt.

Vậy làm sao để tránh sự cố trên, dưới đây là một số cách cơ bản mà bạn có thể tham khảo:

  • Phân quyền rõ ràng theo vị trí, vai trò trong một dự án cụ thể
  • Tránh sử dụng tính năng auto save nếu không cần thiết, lý do: một khi Project kích hoạt auto save thì bạn không áp dụng được chế độ Undo các công việc đã chỉnh sửa
  • Áp dụng chế độ thông báo khi có công việc bị thay đổi
  • Bật chế độ:  Only allow task updates via Tasks and Timesheets như hình sau:

–> Kết quả khi người dùng cố tình thay đổi tiến độ công việc:

Gửi bình luận tại đây