Chia sẻ sites hoặc documents trên office 365 (Phần II)

<< Chia sẻ sites hoặc documents trên office 365 (Phần I)

Ở phần I, tôi đã chia sẻ với các bạn cách chia sẻ một site và chia sẻ một document bằng cách gửi hoặc post một link. Trong phần II này, tôi sẽ giới thiệu với các bạn những phần sau:

  • Cho phép mọi người tạo link không định danh cho document mà bạn đã chia sẻ với họ.
  • Chia sẻ một document yêu cầu đăng nhập vào site của bạn.
  • Xem những ai truy cập vào site hoặc document.
  • Hủy bỏ quyền truy cập site.
  • Hủy một link không định danh.

Cho phép mọi người tạo link không định danh cho document mà bạn đã chia sẻ cho họ

Trong trường hợp bạn muốn document của bạn được chia sẻ rộng rãi hơn nữa, người chia sẻ lại những document này bằng cách cho phép người này tạo một link không định danh cho document với các bước như sau:

  1. Đăng nhập vào Office 365.
  2. Ở phần đầu trang, chon Sites. Hoặc chọn app launcher và sau đó chọn Sites.
  3. Chọn library mà bạn muốn cho phép mọi người tạo links.
  4. Chọn settings > Site settings > User and Permissions > Site permissions.

  1. Chọn Access Request Settings trong tab Permissions.

  1. Trong hộp thoại Accesst Request Settings, chọn Allow members to share site and individual files and folders.

Chia sẻ một document yêu cầu đăng nhập vào site của bạn

  1. Đăng nhập vào Office 365.
  2. Chọn Sites ở phần trên cùng của trang.
  3. Chọn dấu … bên cạnh document. Sau đó nhấn Share.
  4. Trong hộp thoại Share, chọn phần Invite people và nhập email người bạn muốn mời để chia sẻ document. Ví dụ như nguyena@outlook.com hoặc nguyena@gmail.com, hoặc nguyena@office365vn.net.

  1. Trong combo list bên cạnh phần email, chọn phân quyền cho các user: Can edit hoặc Can view.
  2. Nhập thêm tin nhắn đi kèm với thư mời. Tin nhắn này có thể gồm thông tin hoặc hướng dẫn về document mà bạn muốn chia sẻ. Phần tin nhắn này có thể để trống, không bắt buộc phải có.
  3. Chọn check box Require sign-in.

Lưu ý: Nếu bạn không chọn check box Require sign-in, email sẽ chứa một link để mở document. Link này có thể được forward hoặc chia sẻ với những người khác, những người có thể xem hoặc chỉnh sửa nội dung mà không đăng nhập.

  1. Nhấn Share.

Xem những ai truy cập và site hoặc document

Bạn có thể sử dụng chức năng Share để xem những ai đã được chia sẻ document với cách bên dưới:

–          Để xem người nào truy cập vào một site, chọn Share ở góc phải trang, và sau đó chọn Share with trong hộp thoại Share để xem những ai đã truy cập vào site.

–          Để xem người nào truy cập vào một document, folder hoặc Document Set, chọn item đó trong phần document library. Nhấn vào dấu … và nhấn Share With.

Hủy bỏ quyền truy cập site

Nếu một site đã được chia sẻ cho người bên ngoài, và bạn muốn ngưng quyền truy cập của người này, bạn có thể làm với các bước sau:

  1. Đăng nhập vào Office 365.
  2. Chọn Sites ở phần trên cùng của trang, hoặc nhấn app launcher, sau đó nhấn Sites.
  3. Chọn site mà bạn muốn rút lại lời mời.
  4. Chọn setting > Site Settings > Users and Permissions > Users and Permissions.
  5. Chọn group mà bạn muốn bỏ user ra.
  6. Chọn user mà bạn muốn loại bỏ, chọn Actions > Remove Users from Group.
  7. Nhấn OK.

Hủy một link không định danh

Bạn có thể kiểm tra properties menu của document để biết document đó được chia sẻ bằng link không định danh hay không với các bước như sau:

  1. Đăng nhập vào Office 365.
  2. Chọn Sites.
  3. Vào phần library chứa document mà bạn muốn bỏ link không định danh.
  4. Nhấn vào dấu … bên cạnh document.
  5. Chọn a guest link trong câu Open to anyone with a guest link.

  1. Bên cạnh URL của link, nhấn Disable.
  2. Khi bạn được hỏi có muốn link này bị hủy hay không, nhấn Disable Link.

Khi người bên ngoài công ty hoặc nhóm của bạn truy cập nội dung sử dụng link không định danh, họ sẽ nhận được thông báo rằng họ không thể truy cập nó.

Gửi bình luận tại đây