Office 365: Ứng dụng GROUP trong vận hành

Chúng ta thường nghe về khái niệm cộng tác thường được nhắc đến khi giới thiệu về Office 365, cách làm việc cộng tác thì ai cũng hiểu nhưng sử dụng các ứng dụng nào để thực hiện công việc theo dạng đó?

bài viết ngắn của tôi sau đây sẽ giới thiệu một khái niệm cơ bản về GROUP, hy vọng sẽ giúp các bạn có ý tưởng để thực hiện áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

 

1       OFFICE 365: Sự kết hợp hoàn hảo

Office 365 là một tập hợp các dịch vụ trực tuyến được thiết kế để hoạt động cùng nhau cung cấp quyền truy nhập email, chia sẻ tập tin và các cuộc họp trực tuyến ở cấp doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi.

Sự khác biệt mang tới người dùng của Office 365 là là mục đích thiết kế hướng tới việc trao đổi vận hành một cách đồng nhất.

Các ứng dụng lớn chỉ tập trung vào một lĩnh vực cụ thể như Salesforce tập trung cho CRM, Groove tập trung cho Customer support, Github tập trung cho Developer, Facebook Twitter tập trung cho mạng xã hội Trello tập trung cho quản lý dự án, Survey monkey cho khảo sát … điều này gây rất nhiều khó khăn trong việc tích hợp quản lý cũng như không thuận tiện cho người dùng.

Office 365 đưa ra khái niệm Group, group ở đây không phải là một ứng dụng hay một cái gì đó mà nó là một tập hợp những con người làm việc trong cùng tổ chức với mục đích cộng tác hoàn thành công việc tốt nhất được hỗ trợ bởi các ứng dụng khác nhau như email (trao đổi thư điện tử)– skype for business ( trao đổi thông tin trong ngoài tổ chức)  – Microsoft team ( trao đổi làm việc nhóm trong cùng tổ chức) – Yammer ( mạng xã hội riêng của tổ chức) – flow ( thiết lập quy trình) – power BI ( phân tích dữ liệu).

Có 3 kiểu Groups chính chúng ta có thể lựa chọn dựa trên cách chúng ta muốn trao đổi công việc ( xem hình)

  • Outlook Group ( màu xanh lá)
  • Yammer Group ( màu xanh dương)
  • Teams Group ( màu tím nhạt)

image001

1.1      Outlook Group

Outlook Group bao gồm các ứng dụng và chức năng như sau:

  • Outlook email inbox để nhận thông tin trò truyện giữa các thành viên trong group.
  • Shared Outlook calendar để đăng các sự kiện, lịch họp, cuộc hẹn liên quan tới group member.
  • SharePoint site collection sử dụng lưu trữ file ( có thể truy vấp ở tab “Files:
  • OneNote notebook ghi chú nhanh các nội dung trao đổi, quét lưu danh thiếp…
  • Planner sử dụng cho việc lên kế hoạch, phân công và theo dõi công việc.
  • Stream video chia sẻ các clip, movie về công nghệ thuyết trình kiến thức cho group.
  • Power BI cung cấp khả năng phân tích dữ liệu phục vụ cho group ( yêu cầu phải có license cho tất cả các thành viên trong Group)

Đây là dạng nhóm cơ bản nhất, phần lớn người dùng quen dùng Microsoft Outlook đều tương thích dễ dàng với dạng dạng này.

Cách hoạt động của dạng nhóm này có thể mô tả vắn tắt như sau:

  • Trên MS Outlook, người dùng tạo nhóm mới thêm các thành viên cũng như ứng dụng được mô tả bên trên.
  • Mỗi thành viên đều share lịch công tác của mình và nhận được lịch công tác chung trong nhóm, đảm bảo nguyên tắc không bị trùng lịch cá nhân với nhóm đảm bảo hiệu quả công việc.
  • Các thành viên trong nhóm sẽ trao đổi thông qua email với nhau, khi có nhu cầu cần chia sẻ file sẽ sử dụng Sharepoint để chia sẻ.
  • Trong quá trình trao đổi làm việc, các thành viên có thể tạo các ghi chú riêng hoặc thành viên chịu trách nhiệm ghi chú nội dung chung, nội dung này đều được hiển thị trên Outlook của tất cả các thành viên.
  • Khi thống nhất được nội dung làm việc, thành viên sẽ sử dụng Planner trong việc tạo công việc và phân bổ công việc tới từng cá nhân, có theo dõi deadline và trạng thái chi tiết.
  • Với các dạng dữ liệu Video do đặc thù dung lượng lớn cũng như được chia sẻ mang tính nội bộ sẽ được upload lên Stream.
  • Nếu là group chuyên phân tích dữ liệu, báo cáo hoạch định chiến lược thì cần sử dụng thêm tính năng PowerBI.

Hình dưới mô tả các tạo Group Outlook

image003

1.2      Yammer Feed

Với dạng group Yammer Feed, chúng ta cần các ứng dụng:

  • Yammer feed sử dụng cho tương tác cộng đồng
  • SharePoint site collection tập hợp các tập tin chia sẻ
  • OneNote notebook ghi chú nhanh các nội dung trao đổi, quét lưu danh thiếp…
  • Planner sử dụng cho việc lên kế hoạch, phân công và theo dõi công việc.
  • Stream video chia sẻ các clip, movie về công nghệ thuyết trình kiến thức cho group.
  • Power BI cung cấp khả năng phân tích dữ liệu phục vụ cho group ( yêu cầu phải có license cho tất cả các thành viên trong Group)

Dạng group này sử dụng trong trường hợp muốn trao đổi thông tin, chia sẻ kinh nghiệm cũng như tập hợp ý kiến giữa những cá nhân có kỹ năng tương tự nhau nhưng việc chia sẻ trao đổi này không cần thiết phải báo cáo cho các quản lý cấp trên.

Các làm việc của nhóm này như sau:

  • Các cá nhân có thể đăng lên các câu hỏi mở, nhận ý kiến chia sẻ của đồng nghiệp với câu hỏi này từ đó thảo luận tìm ra các phương án tối ưu theo dạng làm việc brain-storm.
  • Các đồng nghiệp nhận được yammer feed có thể tùy ý đóng góp ý kiến hoàn thiện dựa trên các dữ kiện được chia sẻ như Planner, Stream video, Power BI hay OneNote.
  • Cá nhân sau khi nhận được chia sẻ, suy nghĩ đánh giá và thay đổi phương án phù hợp nhất, đồng thời sau khi thực hiện sẽ chia sẻ lên Feed và cập nhật trong OneNote wiki cho các đồng nghiệp khác.

Hình dưới mô tả các tạo Group Yammer

image005

1.3      Team Chat

Đây là dạng Group được sử dụng thông dụng nhất hiện nay, là sự kết hợp hoàn hảo của bộ Office 365 phục vụ mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc.

Dạng group này bao gồm các thành phần chính sau:

  • Teams chat sử dụng cho việc trao đổi thông tin chung
  • Teams wiki tập hợp các kiến thức chia sẻ trong nhóm
  • Outlook email inbox để nhận thông tin trò truyện giữa các thành viên trong group.
  • Shared Outlook calendar để đăng các sự kiện, lịch họp, cuộc hẹn liên quan tới group member.
  • SharePoint site collection sử dụng lưu trữ file ( có thể truy vấp ở tab “Files:
  • OneNote notebook ghi chú nhanh các nội dung trao đổi, quét lưu danh thiếp…
  • Planner sử dụng cho việc lên kế hoạch, phân công và theo dõi công việc.
  • Stream video chia sẻ các clip, movie về công nghệ thuyết trình kiến thức cho group.
  • Power BI cung cấp khả năng phân tích dữ liệu phục vụ cho group ( yêu cầu phải có license cho tất cả các thành viên trong Group)

Ngoài ra, dạng group này sử dụng Connector có thể phối hợp với hàng loạt các hệ thống khác như Flow, Yammer, Facebook, Google analysis, Saleforce…. Tùy nhu cầu sử dụng cũng như thông tin input update hoặc output public.

Teams cung cấp một khả năng trao đổi trên dạng nền tảng chat, conference, gọi điện thoại – video được sử dụng hết sức phù hợp trong các dạng dự án. Bằng cách trao đổi này, thành viên có thể tối giản thấp nhất thời gian trao đổi qua lại giữa các email, sự hiểu lầm trong công việc.

Với kiểu group này, mọi thông tin trao đổi đều được cập nhật thời  gian thực trên các ứng dụng Teams, email và calendar.

Đây là mô tả vắn tắt cách làm việc của Group Team:

Các thành viên của group sẽ sử dụng MS Teams là kênh trao đổi chính thức theo dạng chat, call, video call và tương tác nhiều người trên cùng một dữ kiện.

Các thông tin liên quan tới group được cập nhật thông qua ứng dụng MS Team hoặc Email, calendar.

Với các dữ kiện được đưa ra như file, video, report người dùng có thể tương tác trực tiếp thảo luận trên từng dữ kiện được được ra.

Một số trường hợp cần thông báo qua email, book lịch chỉ cần email tới địa chỉ chung của group thì tất cả các thành viên đều nhận được.

Người quản trị nhóm có thể tương tác thêm với các ứng dụng khác như Yammer, Facebook, Google Analysis để phục vụ cho nhu cầu công việc của group.

Khi thảo luận công việc, thành viên quản trị có thể tạo và phân bổ công việc cho các thành viên đồng thời theo dõi thời gian thực về tiến độ của từng công việc.

Hình dưới mô tả các tạo Group Team

image006

1.4      Một số lưu ý.

  • Trong bộ ứng dụng tương tác này không nhắc đến Skype for Bussiness vì MS Team được xác định sẽ là ứng dụng thay thế hoàn toàn trong tương lại gần.
  • Các nhóm có thể tách thành nhiều channel nhỏ hơn hoặc gộp tùy vào từng nhu cầu công việc.
  • Việc share hoặc cấp quyền cho những người dùng ngoài tổ chức truy cập là việc trên các nhóm trên hiện chưa thực hiện được, hiện tại chỉ có Outlook, Yammer, và SharePoint cho phép external sharing.
  • Các nhóm có thể thay đổi như thế nào
  • Chúng ta không thể thêm Outlook email/calendar hoặc Teams Chat vào group Yammer Feed.
  • Chúng ta có thể thêm Teams Chat vào Outlook Group.
  • Chúng ta có thể nhận Outlook email/calendar với Team, dù cho chúng ta có biết hoặc đang ở trong Team hay không.
  • Chúng ta không thể thêm Yammer vào Outlook Group.

2       Các ứng dụng khác của Office 365

2.1      Flow

Microsoft Flow là ứng dụng giúp người dùng có thể thực hiện nhiều thao tác theo quy trình được định trước bằng cách liên kết các dịch vụ lại với nhau, từ đó cung cấp một cách tự động các dữ liệu đầu vào và kết quả đầu ra theo ý muốn của người dùng.

Người dùng có thể tùy chọn sử dụng các template có sẵn

image007

Hoặc tự tạo mới từ các trigger có sẵn

Một số flow phổ biến như lưu các email attachment vào OneDrive, gửi thông báo đặc biệt tới các ứng dụng Team, Office khi nhận được email từ Boss, hoặc đơn giản nữa là viết quy trình xin nghỉ phép.

image009

Với MS Flow, người dùng không còn cần quan tâm tới coding, không cần lo lắng tối ưu code nữa mà đơn giản tất cả chỉ còn kéo thả.

2.2      Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics 365 là thế hệ kế tiếp của Intelligent Business Applications giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh và tận dụng tối đa ưu thế của IT trong thời đại công nghiệp 4.0. Microsoft Dynamics 365 bao gồm tính năng CRM và ERP được xây dựng theo tiến trình, công việc cụ thể phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh như Bán hàng, Dịch vụ khách hàng, Hoạt động, Tài chính, Dịch vụ tại chỗ, Quản lý nguồn lực Dự án, Marketing, và Thấu hiểu khách hàng.

image011

Cảm ơn các bạn đã theo dõi.

Nguồn: http://icansharepoint.com

Chu Thành Lâm

Anh Chu Thành Lâm là chuyên gia các giải pháp Hybrid trên nền tảng Microsoft Cloud. Với hơn 10 năm kinh nghiệm về hệ thống, hạ tầng cho khách hàng và khối chính phủ tại Việt Nam, anh Lâm mong muốn được chia sẻ về các giải pháp cũng như kinh nghiệm triển khai hệ thống lớn diện rộng.

Gửi bình luận tại đây